Günümüzde giderek popülerleşen e-ticaret, birçok girişimci için cazip bir iş modeli sunuyor. Ancak online bir mağaza açmak, sadece ürünleri listelemek ve bir web sitesi kurmaktan ibaret değil. Yasalara uygun hareket etmek, hem işletmenizin sürdürülebilirliği hem de olası cezai durumların önüne geçmek için hayati önem taşıyor. Peki, e-ticaret yapmak için hangi belgeler gerekli? Online satışa başlamadan önce hangi resmi adımları atmanız gerektiğini merak ediyorsanız, doğru yerdesiniz.
Bu blog yazısında, e-ticaret faaliyetlerinizi yasal zemine oturtmak için bireysel veya şirket olarak hangi belgelere ihtiyacınız olduğunu detaylı bir şekilde inceleyeceğiz. Yasal süreçleri doğru anlamak, gelecekte karşılaşabileceğiniz sorunları en aza indirerek işinize odaklanmanızı sağlayacaktır.
Neden Yasal Belgeler Önemli?
- Güvenilirlik ve İtibar: Yasal bir zeminde faaliyet gösteren işletmeler, müşterilerin gözünde daha güvenilir ve profesyonel bir imaj çizer.
- Hukuki Koruma: Hem işletmenizin haklarını korumak hem de müşteri şikayetleri veya yasal anlaşmazlıklarda kendinizi güvence altına almak için yasal düzenlemelere uymak zorunludur.
- Vergi Yükümlülükleri: E-ticaret gelirleri de vergiye tabidir. Doğru belgelerle yasal süreçlere uyum sağlamak, vergi kaçırma gibi durumların önüne geçer.
- Pazar Yeri ve Ödeme Kuruluşu Şartları: Çoğu pazar yeri (Trendyol, Hepsiburada, Amazon vb.) ve online ödeme kuruluşu, işletmelerden belirli yasal belgeleri talep eder. Bu belgeler olmadan satış yapmanız mümkün olmayabilir.
- Tüketici Hakları Yasası: Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve ilgili mevzuatlar, e-ticaret sitelerine bazı yükümlülükler getirir. Bu yükümlülüklere uymak için gerekli belgeleri temin etmek şarttır.
E-Ticaret Yapmak İçin Gerekli Belgeler (Şahıs, Limited, Anonim Şirket)
E-ticaret yaparken ihtiyacınız olan belgeler, kuracağınız işletme türüne göre değişiklik gösterir. Türkiye’de en yaygın e-ticaret işletme türleri şahıs şirketi, limited şirket ve anonim şirkettir. İşte her bir şirket türü için gerekli belgeler ve süreçler:
1. Şahıs Şirketi Kurarak E-Ticaret Yapmak
Şahıs şirketleri, kurulumu ve muhasebe süreçleri en kolay olan şirket türüdür. Genellikle düşük maliyetle e-ticarete başlamak isteyenler tarafından tercih edilir.
Gerekli Belgeler ve Süreç:
- Vergi Levhası: Şahıs şirketi kurduktan sonra bağlı olacağınız vergi dairesinden alacağınız belgedir. E-ticaret faaliyetinizin başladığını resmiyete döker.
- Nasıl Alınır? Bağlı bulunduğunuz vergi dairesine şahsen başvurarak veya bir mali müşavir aracılığıyla başvuru yaparak şirket kuruluşu ve vergi kaydı işlemlerini tamamlayabilirsiniz. Gerekli evraklar genellikle kimlik fotokopisi, ikametgah belgesi ve iş yeri kira kontratı/tapu fotokopisidir (sanal ofis kullanılıyorsa sanal ofis sözleşmesi).
- İmza Sirküleri: Şirket sahibinin yetki ve imzasını gösteren belgedir. Bankacılık işlemleri, sözleşme imzalamalar gibi durumlarda kullanılır. Noterden alınır.
- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi: Kimlik doğrulaması için gereklidir.
- İkametgah Belgesi: Nüfus müdürlüklerinden veya e-Devlet üzerinden alınabilir.
- Mali Müşavir Sözleşmesi: Şahıs şirketi kurmak için bir mali müşavir ile çalışmanız yasal bir zorunluluktur. Mali müşaviriniz, şirket kuruluş işlemlerinizi ve muhasebe kayıtlarınızı sizin adınıza yürütecektir.
- Faaliyet Belgesi (NACE Kodu): E-ticaret faaliyetlerinizi tanımlayan bir NACE kodu (örn: 47.91.01 – Posta yoluyla veya internet üzerinden yapılan perakende ticaret) belirlenmelidir. Bu, vergi dairesi kaydı sırasında yapılır.
2. Limited Şirket Kurarak E-Ticaret Yapmak
Limited şirketler, şahıs şirketlerine göre daha kurumsal bir yapıya sahiptir. Ortaklı bir yapı kurmak isteyenler veya ileride daha büyük hacimlere ulaşmayı hedefleyenler için uygundur. Ortakların sorumluluğu koydukları sermaye ile sınırlıdır.
Gerekli Belgeler ve Süreç:
- Kuruluş Dilekçesi: Şirketin ticaret sicil müdürlüğüne başvurusu için gereklidir.
- Ana Sözleşme: Şirketin faaliyet alanlarını, ortaklık yapısını, sermaye miktarını, şirket unvanını ve adresini belirten belgedir. Noterde onaylanır.
- Ortakların Nüfus Cüzdanı Fotokopileri ve İkametgah Belgeleri: Tüm ortaklar için gereklidir.
- Ortakların İmza Beyannameleri: Noterden alınır.
- Kira Kontratı/Tapu Fotokopisi: Şirket merkezi için. (Sanal ofis kullanılıyorsa sanal ofis sözleşmesi)
- Mersis Başvurusu: Şirket kuruluş süreci, Ticaret Bakanlığı Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (Mersis) üzerinden başlar.
- Ticaret Sicil Gazetesi İlanı: Şirket kuruluşu tamamlandıktan sonra Ticaret Sicil Gazetesi’nde ilan edilir.
- Vergi Levhası: Ticaret Sicil Müdürlüğü kaydı sonrası vergi dairesinden alınır.
- Mali Müşavir Sözleşmesi: Limited şirketler için de mali müşavir ile çalışmak zorunludur.
3. Anonim Şirket Kurarak E-Ticaret Yapmak
Anonim şirketler: en büyük ve karmaşık şirket yapısına sahiptir. Genellikle büyük sermayeli, halka açılma potansiyeli olan veya çok sayıda ortakla kurulan işletmeler için tercih edilir. E-ticarette başlangıç seviyesi için genellikle tercih edilmez.
Gerekli Belgeler ve Süreç: Anonim şirket kuruluşu, limited şirkete göre daha detaylı ve maliyetlidir. Temel belgeler benzer olmakla birlikte, sermaye taahhüdü, yönetim kurulu yapısı ve genel kurul işlemleri gibi ek süreçler içerir. Bu süreçler mutlaka bir mali müşavir veya avukat eşliğinde yürütülmelidir.
E-Ticaret Siteleri İçin Zorunlu Yasal Metinler ve Politikalar
Şirket kuruluşunu tamamladıktan sonra, e-ticaret sitenizin yayın hayatına geçebilmesi ve yasalara uygun hareket edebilmesi için belirli metinleri ve politikaları sitenizde açıkça bulundurmanız gerekmektedir. Bu metinler, özellikle Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında zorunludur.
- Mesafeli Satış Sözleşmesi: Müşteri online alışveriş yaptığında otomatik olarak onaylaması gereken, ürün ve hizmetin detaylarını, ödeme ve teslimat koşullarını, cayma hakkını ve iade şartlarını içeren sözleşmedir. Bu sözleşme mutlaka her siparişte müşteriye iletilmelidir (e-posta ile veya sipariş onay sayfasında).
- Ön Bilgilendirme Formu: Mesafeli satış sözleşmesinin bir eki niteliğinde olup, ürünün temel özellikleri, satıcının iletişim bilgileri, toplam fiyat, kargo ücreti, ödeme şekli gibi kritik bilgileri içerir.
- Gizlilik Politikası: Sitenizin kullanıcıların kişisel verilerini (ad, soyad, e-posta, adres vb.) nasıl topladığını, sakladığını, işlediğini ve kimlerle paylaştığını açıkça belirten metindir. KVKK’ya uygunluk açısından kritik öneme sahiptir.
- KVKK Aydınlatma Metni: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlediğiniz ilgili kişileri (müşteriler, ziyaretçiler) aydınlatmanız gereken metindir. Verilerin işlenme amacı, kimlere aktarıldığı, toplama yöntemleri ve ilgili kişinin hakları bu metinde yer almalıdır.
- Çerez (Cookie) Politikası: Sitenizin çerezleri nasıl kullandığını, hangi tür çerezleri topladığını ve kullanıcıların çerez tercihleri konusunda nasıl kontrol sahibi olabileceğini açıklayan metindir.
- İade ve Cayma Hakkı Politikası: Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında müşterinin sahip olduğu cayma hakkı (genellikle 14 gün) ve ürün iadesi şartlarını açıkça belirtir.
- Kullanım Koşulları: Sitenizin genel kullanımına ilişkin kurallar, telif hakları, sorumluluk reddi beyanları ve diğer genel şartları içeren metindir.
- Hakkımızda Sayfası: İşletmenizin kim olduğunu, ne yaptığını, misyonunu ve vizyonunu anlatan bir sayfa, kurumsal kimliğiniz için önemlidir.
Bu yasal metinlerin e-ticaret sitenizde kolayca erişilebilir bir şekilde (genellikle alt bilgi kısmında) bulunması ve güncel olması şarttır. Yasalara aykırı durumlar veya eksiklikler, ciddi para cezalarına ve müşteri güven kaybına yol açabilir. Bu nedenle, bu metinlerin hazırlanmasında bir hukuk danışmanından destek almak faydalı olacaktır.
